Фискальный накопитель (ФН) – блок внутри кассы, который подписывает и хранит каждый чек. У него ограниченный срок, и когда он подходит к концу, накопитель меняют, а кассу перерегистрируют в налоговой. Ниже порядок по 54-ФЗ в редакции, действующей в 2026 году.

Когда нужна замена ФН

  • Заканчивается срок ключа. Накопитель заранее предупреждает об этом: за 30 дней до окончания срока и срочно – за 3 дня.
  • Заполнен архив. Касса сообщает, что память накопителя почти заполнена, – его закрывают и ставят новый.
  • Накопитель неисправен. Касса выдаёт ошибку ФН и не печатает чеки.
  • Сменился владелец кассы. Кассу снимают с учёта у прежнего владельца и регистрируют на нового уже с новым накопителем.

Какой накопитель брать: на 15 или 36 месяцев

По ст. 4.1 54-ФЗ накопитель со сроком ключа не менее 36 месяцев обязаны применять организации и ИП, которые оказывают услуги, а также работают на УСН, ЕСХН или патенте. Исключение – торговля подакцизными товарами.

Накопитель на 13–15 месяцев можно ставить, если работа сезонная, вы совмещаете спецрежим с общей системой налогообложения или касса работает в автономном режиме без передачи данных в ОФД.

Если продаёте маркированный товар, касса должна работать по формату ФФД 1.2 – выбирайте накопитель, который его поддерживает (ФН-М).

Пошаговая замена ФН

  1. Закройте смену.
  2. Проверьте, что все чеки ушли в ОФД. В отчёте о закрытии смены или в кабинете ОФД число непереданных документов должно быть 0.
  3. Закройте архив ФН. В меню кассы это пункт «Закрытие ФН» или «Закрыть архив». Касса напечатает отчёт о закрытии ФН – сохраните его.
  4. Дождитесь, пока отчёт о закрытии уйдёт в ОФД.
  5. Выключите кассу и установите новый накопитель.
  6. Сформируйте отчёт о замене ФН. В меню кассы – «Замена ФН» или «Перерегистрация в связи с заменой ФН». Регистрационные данные касса обычно подставляет сама. Касса напечатает отчёт об изменении параметров регистрации.
  7. Сообщите о замене в налоговую. Заявление о перерегистрации подают не позднее одного рабочего дня после замены вместе с данными отчёта о закрытии старого ФН и отчёта о замене (ст. 4.2 54-ФЗ). Подать можно через личный кабинет на сайте ФНС, Госуслуги, ОФД или изготовителя кассы. Если касса передаёт данные через ОФД, закон разрешает не подавать заявление, а направить отчёт об изменении параметров регистрации через ОФД (п. 4.1 ст. 4.2 54-ФЗ).
  8. Проверьте результат. Налоговая выдаёт новую карточку регистрации в течение 5 рабочих дней. В личном кабинете ФНС касса должна получить статус «Перерегистрирована», а в кабинете ОФД – новый номер накопителя. Проверьте, что оплачен тариф ОФД на новый срок.

Если что-то пошло не так

  • Срок накопителя уже истёк. Штатно закрыть архив может не получиться. Не меняйте дату и время на кассе сами: от них зависит работа накопителя.
  • Накопитель сломан и отчёт о закрытии не печатается. По ст. 4.2 54-ФЗ заявление подают в течение 5 рабочих дней со дня поломки, а накопитель отправляют изготовителю на экспертизу. Если изготовитель подтвердит, что данные можно считать, их передают в налоговую в течение 60 календарных дней с даты подачи заявления.
  • В налоговой статус «Требуется завершить регистрацию». Введите в личном кабинете данные из отчёта о замене ФН: номер, дату и фискальный признак.

Если касса уже встала с ошибкой накопителя, смотрите разбор на странице об ошибках ФН 234 и 235. А узнать, сколько осталось вашему ФН, поможет статья о сроке действия ФН.

Не хотите менять сами – заменим ФН с выездом в Санкт-Петербурге и Ленинградской области или удалённо, перерегистрируем кассу и проверим отправку чеков: замена ФН под ключ. Или напишите в Telegram-бот @kassa_terminal_bot.